Как заполнять график отпусков? Оформление графика отпусков Образец заполнения графика отпусков форма т 7

График отпусков предназначен для предоставления ежегодных отпусков работникам компании. При этом, согласно статье 123 ТК РФ части 2, график отпусков, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Важно: составление графиков обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от численности штата организации. Если такой документ отсутствует на предприятии, то это является административным нарушением с применением наказания.

Ниже можно бесплатно скачать шаблон графика отпусков в эксель и пример заполнения.

Можно ли делить отпускной период на части?

Каждый работник имеет право деления своего отпуска на две равных части, каждая из которых должна быть не менее 14 дней. В этой ситуации возникают некоторые сложности с заполнением формы Т-7, так как она не предполагает таких действий. Однако проблему, как заполнить график в случае, если ежегодный отдых разделен на части, всё-таки разрешают.

Некоторые специалисты кадрового отдела задействуют дополнительные строки или добавляют ещё одну графу для визы работника. Другие сотрудники используют дополнительный , который прилагается к графику.

Как правильно отразить прошлый год?

Если по производственной необходимости или другим причинам в текущем году не удалось взять все дни, которые положены сотруднику, то такой остаток называется неиспользованным отпуском. У подчинённых забывчивых руководителей или трудоголиков неиспользованные дни отпуска склонны копиться и увеличиваться.

Как правильно сделать запись в форме Т-7? Отражаться это может так: «Календарные дни и дата начала – 14 за 2014 год с 5.09.2016, 28 за 2015 год с 29.09.2016, 28 за 2016 год с 28.11.2016».

Можно ли указывать только месяц?

В большинстве случаев кадровики указывают только месяц предполагаемого отпуска сотрудников. Однако никто не запрещает указывать конкретные даты. Всё зависит от того, как устроена работа кадровой службы и руководства компании.

Допускается ли заполнять по факту начала отдыха?

Это не является возможным, так как в ст. 123 указано, что график составляется на любом предприятии не позднее, чем за 14 дней до начала следующего год.

Кого из сотрудников включать в документ?

В график необходимо включить следующие виды отпуска:

1. ежегодный основной оплачиваемый;
2. ежегодный дополнительный оплачиваемый;
3. не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

План очерёдности отдыха составляется для всех трудящихся:

• занятых по основному месту работу;
• для лиц, совмещающих трудовую деятельность (совместителей).

Граждане, которые трудятся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен.

Также в план не входят административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Нужно ли прошивать?

Нет, прошивать график не нужно, так как он является документом информационного характера и к нему часто приходится обращаться.

Продолжительность основного времени отдыха

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Статья 115 ТК РФ. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Порядок заполнения

Работа по заполнению таблицы начинается с внесения кадровым работником информации в первые шесть граф. Следует ориентироваться на следующие предписания:

• Графа 2 – должность сотрудника, указанная в штатном расписании.
• Графа 4 – указание табельных номеров, если таковые не присваиваются, то графа пропускается.
• Графы 7-9 – специалист кадровой службы заполняет рукописным текстом, отмечая уход работников в отпуск. После возвращения сотрудников соответствующие отметки делаются в графе 7.
• Графа 8 – указывается документ, являющийся основанием для переноса отпуска.

Начальная дата для них проставляется в графе №6, а если она подвергается изменениям, то они вносятся в колонки 8-9.

Руководитель имеет право внести в бланк дополнительную графу 11, в которой каждый трудящийся должен расписаться, подтверждая свою осведомлённость. Попутно можно составлять уведомления, используемые в качестве приложений, а также внести определённые изменения, касающиеся даты ухода в отпуск на основании заявления сотрудников.

Процедура утверждения

Очерёдность предоставления отдыха трудящимся всегда утверждает только управляющий компании. Документ визируется руководителем кадровой службы и директором компании. В процессе формирования графиков отпусков могут принимать участие представители профсоюза.

Ставится ли печать?

Ставить печать нет необходимости, если только внутренними правилами работодателя не установлен другой порядок. График отпусков является внутренним документом предприятия. Поэтому ставить на нём печать не требуется.

Печать организации по общему правилу является дополнительным подтверждением полномочий лица, которое подписало документ, для внешних контрагентов. Реквизита печати нет и на унифицированной форме графика № Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Если работодатель использует самостоятельно разработанную форму графика, то при желании он может предусмотреть на ней реквизит печати и заполнять его.

Типичные ошибки и способы их избежать

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

1. Начальник и заместитель не могут уйти в отпуск в одно и тоже время.
2. В отделе должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование.
3. Взять отдых в одно время не могут специалисты одного профиля.
4. Накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей.
5. Не нужно возлагать обязанности работника, находящегося в отпуске, на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди.
6. Распределение отпускных дней нужно формировать таким образом, чтобы не страдал рабочий процесс, а также трудящиеся.

Ознакомление работников

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

О дате начала отдыха наниматель обязан известить каждого трудящегося под личную подпись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Для этого в бланк графика можно включить дополнительную графу («О дате начала отпуска уведомлен»). Возможны и другие варианты оповещения трудящихся, например, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (). Наниматель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Итак, мы рассмотрели, как работать с графиком ежегодных отпусков. Подводя итоги, отметим, что это обязательный документ, который должен формироваться в каждой компании с образованием юридического лица. Документ утверждается и подписывается руководителем организации.

Составляется план очерёдности отдыха за 14 дней до начала нового календарного года. Изменения вносятся в отдельных случаях (при наличии заявления работника и иных документов). Для чёткого и правильного отражения информации используется унифицированная форма Т-7, однако допускается и вариант произвольной формы.

Видео по теме

Смотрите видео о составлении графика отпусков по форме Т-7:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Трудящиеся граждане имеют право на предоставление оплачиваемого отпуска, что предусмотрено действующим законодательством, а именно статьёй 115 ТК РФ. Отпуск предоставляется на срок не менее 4-х недель, а очерёдность ухода сотрудников определяется в соответствии с предварительно составленным графиком.

Документ создаётся для динамичной работы коллектива на протяжении всего года, а также является источником информирования сотрудников, так как позволяет узнать о точной дате отпуска.

Применение в делопроизводстве

График – это нормативный документ, который утверждается главой организации. Наличие документа является обязательным , так как о нём говорится в статье 123 ТК РФ. Оформление осуществляется с использованием типовых унифицированных бланков Т-7. Ликвидировать имеющиеся в шаблоне графы и строки запрещено, однако их можно в случае надобности дополнить.

Составлением нормативного документа занимается лично руководитель или начальник кадрового отдела. Начальник отдела кадров утверждает график своей подписью, также его подписывают главы структурных подразделений. Глава организации заверяет составленный акт, согласовывая указанные в нём сроки с представительным органом сотрудников предприятия.

Внимание! Издание специального приказа об утверждении не предусмотрено.

Утверждение документа осуществляется минимум за 2 недели до наступления того календарного года, в котором будут предоставлены отпуска. Руководство должно проинформировать сотрудников о намерении предоставить отпуск минимум за 14 дней до запланированной даты.

Разрешено вносить изменения в график в случае переноса отпуска, что делается на основании статьи 124 ТК РФ. Основанием переноса может служить заявление работника, являющееся поводом для издания соответствующего приказа по организации.

Условия занесения информации в графы

Необходимые данные вносятся в бланк Т-7, форма которого утверждается Госкомстатом России. Предусмотрен учёт следующих типов отпусков:

• ежегодный;
• дополнительный оплачиваемый (ежегодный);
• неиспользованный.

Работа по заполнению графика начинается с внесения кадровым работником информации в первые 6 граф. Следует ориентироваться на следующие предписания:

• графа 2 – должность сотрудника, указанная в штатном расписании;
• графа 4 – указание табельных номеров, если таковые не присваиваются, то графа пропускается;
• графы 7-9 – кадровик заполняет рукописным текстом, отмечая уход работников в отпуск. После возвращения сотрудников соответствующие отметки делаются в графе 7;
• графа 8 – указывается документ, являющийся основанием для переноса отпуска.

Необходимо учитывать, что в организации могут быть сотрудники, имеющие право уходить в отпуск в то время, когда они сочтут нужным. Начальная дата для них проставляется в графе 6, а если она подвергается изменениям, то они вносятся в колонки 8-9.

• герои России – закон № 4301-1;
• почётные доноры России – закон № 5142-1;
• работники младше 18-ти лет – статья 267 ТК РФ;
• мужчины в период беременности супруги – статья 123 ТК РФ;
• совместители – статья 286 ТК РФ;
• супруги военнослужащих могут требовать отпуск в тот же период, что и их мужья – закон № 76 ФЗ.

Руководитель имеет право внести в бланк графу 11, в которой каждый из работников будет расписываться, подтверждая тот факт, что ему известна дата начала отпуска. Попутно можно составлять уведомления, используемые в качестве приложений, а также внести определённые изменения, касающиеся даты ухода в отпуск на основании заявления сотрудников.

Общая структура нормативного документа выглядит следующим образом:

1. структурное подразделение;
2. специальность, должность;
3. табельный номер;
4. число календарных дней;
5. запланированная дата ухода в отпуск;
6. фактическая дата ухода в отпуск;
7. основание для переноса, документ;
8. дата предполагаемого ухода при переносе;
9. примечание.

О том, как правильно составить данный график — на следующем видео:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Схема заполнения

Разработка осуществляется по одному из 2-х подходов:

1. Реальный подход преимущественно используется на крупных предприятиях, численность сотрудников на которых превышает 1000 человек. Идея заключается в утверждении документа, исключающего возможность отказа работника от отпуска.
2. Формальный подход , заключается в составлении нормативного документа, предъявляемого исключительно проверяющим органам. Такая схема актуальна для компаний, имеющих небольшой штат сотрудников. Организациям, в которых отпуск предоставляют по требованию, предварительно сформированный график неудобен. Такой документ в случае проверки оперативно приводится в соответствие с реальным положением дел.

Категории работников, имеющих право на пролонгацию отпуска

Начиная заполнение графика, следует учитывать продолжительность отпуска. Большая часть работников имеет право отдыхать в течение 28 дней, однако существует ряд исключений, которые должно знать лицо, заполняющее форму:

• сотрудники с ненормированным рабочим днём – если это указано в трудовом договоре, то в соответствии со статьёй 119 ТК РФ, работодатель обязан увеличить продолжительность отпуска минимум на 3 дня. Точное количество дней указывается в договоре, локальных нормативных документах компании;
• несовершеннолетние могут брать отпуск продолжительностью 31 день – основанием является статья 267 ТК РФ;
• работники, выполняющие обязанности в условиях опасного, вредного производства, имеют право на дополнительный отпуск – статья 117 ТК РФ.

Необходимо учесть, что сотрудники, работающие на основании гражданско-правового соглашения, не включаются в форму Т-7, так как не попадают под действие трудового права, что указано в статье 11 ТК РФ.

Схемы включения в график разных категорий сотрудников

Существует разница в правилах заполнения формы и предоставлении отпуска для сотрудников, работающих первый год, и остальных членов коллектива. Отпуск за первый год может быть предоставлен только по согласованию с администрацией организации. Используется следующая схема работы:

• подача сотрудником заявления;
• приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6;
• приказ о внесении изменений в форму Т-7;
• записка расчёт – форма Т-60;
• заполнение личной карты (Т-2), лицевого счёта (Т-54);
• фактическое внесение изменений в график Т-7.

Прочие сотрудники, давно работающие в организации, заблаговременно пишут заявление о планировании отпуска, дата которого сразу отражается в проекте графика Т-7.

Необходимо учесть, что в график вписываются только календарные дни, то есть праздники и выходные не учитываются . Кадровик должен детально изучить период, в который работник планирует находиться в отпуске, и вычесть из общего количества фактических дней в месяце выходные и праздники. Указанные дни добавляются из следующего месяца, при этом учитывают только календарные даты (без суббот, воскресений, праздников).

Правила заполнения

После соблюдения всех формальностей можно приступать непосредственно к заполнению формы, составляемой в алфавитном порядке или по подчинённости кадрового состава. После заполнения персональной информации (должность, специальность, личные данные, табельный номер), вносят сведения о количестве дней, суммируя оплачиваемый, дополнительный и неизрасходованный период отпуска за прошлые годы.

Суммируя дни, необходимо учесть, что период отпуска, неизрасходованный за предыдущее время, можно использовать только в течение следующих 12-ти месяцев.

Когда утверждается табличная часть графика, надо заполнить графы 1-6, указав помимо персональной информации количество отпускных дней и конкретную дату, выбранную сотрудником и согласованную администрацией. Заполнение граф 7-10 осуществляется в процессе израсходования работниками отпуска. Графа 7 будет заполнена в самом конце, в ней после окончания отпуска указывается его фактическая дата.

Внесение информации в графы 8-9 осуществляется в случае принятия решения о переносе отпуска, в них отмечается новая дата, а также указывается документ, являющийся основанием для внесения изменений. Если работник перенёс отпуск на другой календарный год или отказался от него, то эти сведения указываются в графе 10. Также в примечаниях отмечают, в связи с чем сотруднику предоставлен отпуск, продолжительностью больше или меньше 28 дней.

Кадровые работники, заполняя форму, должны учитывать интересы организации, в которой они работают. Важно составить график с учётом оплаты отпускного дня. Указанный показатель разнится в зависимости от количества рабочих дней в месяце.

Работая над составлением нормативного документа, необходимо детально изучить личное дело сотрудников, что позволит учесть все льготы, на которые они имеют право при предоставлении оплачиваемого отпуска. Необходимо своевременно начинать работу над заполнением формы, чтобы заранее предупредить работников. Важно понимать, что даже после окончательного утверждения графика он будет регулярно изменяться, так как некоторые члены коллектива могут по объективным причинам изменить свои планы. Корректировки вносятся только с согласования всех сторон и утверждаются дополнительным приказом, подписываемым руководителем организации.

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

• на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
• в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
• срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
• срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Кстати! Чтобы безошибочно составить график отпусков воспользуйтесь онлайн-сервисом « Моё Дело ». Также сервис поможет вам автоматически производить расчёт авансов, зарплат, пособий, компенсаций с учётом всех требований законодательства. Осуществляя пошаговые действия вы не допустите ошибок и вам не придется платить штрафы. Отчётность формируется поэтапно на основании ваших данных и контролируется на каждом шаге. Составленную отчётность можно сдать через интернет. Без специальных знаний и навыков вы сможете вести даже самый сложный кадровый учёт. Шаблоны документов содержат подсказки по заполнению, ключевые бланки формируются автоматически. В личном кабинете вы найдете все необходимые инструкции и подсказки. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

• работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
• государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:

• удлиненный отпуск (30 календарных дней);
• дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
• дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
• дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).

Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).

При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:

• несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.

График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.

Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:

• в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
• часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
• в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.

Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.

Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?

Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.

Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?

Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).

Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?

Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.

Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.

Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?

Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.

После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.

Оформляем документ

Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.

Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.

Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).

Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2021 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2020.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2020 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его посмотрите либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2020-м, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.