Начальник хозяйственной части должностные обязанности. Должностная инструкция начальника хозяйственного отдела, организации. Начальник АХО имеет право
Должностная инструкция начальника хозяйственного отдела [наименование организации, предприятия и т. п.]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Начальник хозяйственного отдела относится к категории руководителей.
1.2. На должность начальника хозяйственного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
1.3. Назначение на должность начальника хозяйственного отдела и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия.
1.4. Начальник хозяйственного отдела должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания предприятия;
Структуру предприятия и перспективы его развития;
Порядок ведения табельного учета в организации;
Средства связи, вычислительной и организационной техники;
Порядок и сроки составления отчетности;
Средства и способы механизации ручного труда;
Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
Основы экономики, организации труда, производства и управления;
Законодательство о труде Российской Федерации;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- [вписать нужное].
1.5. Начальник отдела хозяйственного подчиняется непосредственно [руководителю предприятия; заместителю руководителя].
1.6. На время отсутствия начальника хозяйственного отдела (болезнь, отпуск, командировка и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который несет ответственность за надлежащее их исполнение.
1.7. [Вписать нужное].
2. Должностные обязанности
Начальник хозяйственного отдела:
2.1. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений предприятия, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов предприятия (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и др. сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
2.3. Организует проведение ремонта зданий и помещений предприятия, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
2.4. Обеспечивает подразделения предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет учет и наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
2.5. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения предприятия, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.7. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.
2.8. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т. п.
2.9. Организует хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
2.10. Выполняет работу по организации табельного учета, составлению распорядка рабочего дня, обеспечению рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов.
2.11. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
2.12. Принимает меры по внедрению средств механизации труда, связи, вычислительной и организационной техники.
2.13. Руководит работниками отдела.
2.14. [Вписать нужное].
3. Права
Начальник хозяйственного отдела имеет право:
3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению хозяйственного обслуживания предприятия и его подразделений.
3.2. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех подразделений предприятия по вопросам хозяйственного обслуживания.
3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.4. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников; предложения об их поощрении или о наложении взысканий за нарушение производственной и трудовой дисциплины.
3.5. Требовать от руководства предприятия и руководителей подразделений оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. Сообщать руководителям подразделений предприятия об имеющихся в работе возглавляемых ими подразделений недостатках (перерасход материалов и средств, порча оборудования и инвентаря) и требовать их устранения.
3.7. [Вписать нужное].
4. Ответственность
Начальник хозяйственного отдела несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. [Вписать нужное].
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель структурного подразделения
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Генеральный директор
компании _________________
И. О.Ф.
«___» _________ 200__ года
Должностная инструкция
Начальника отдела хозяйственного обеспечения
I. Общие положения
1.7. Начальник отдела хозяйственного обеспечения должен обладать организаторскими способностями, коммуникабельностью, должен быть энергичен и позитивно настроен.
1.8. В период временного отсутствия Начальника отдела хозяйственного обеспечения его обязанности возлагаются на Заместителя Начальника отдела хозяйственного обеспечения.
II . Должностные обязанности
2.1. Начальник отдела хозяйственного обеспечения:
2.1.1. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений предприятия, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.1.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения , воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
2.1.4. Обеспечивает подразделения предприятия, учреждения, организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
2.1.5. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.1.6. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке помещений предприятия и прилегающей территории, праздничному художественному оформлению помещений.
2.1.7. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
2.1.8. Следит за санитарным состоянием помещений предприятия (торговых залов, прочих помещений) и прилегающей территории.
2.1.9. Принимает меры по своевременной обработке помещений от бытовых насекомых, грызунов, пр.
2.1.10. Организует своевременный вывоз макулатуры, прочих отходов.
2.1.11. Организует хранение, обеспечивает сохранность инвентаря и прочего имущества предприятия в соответствии со своими функциональными обязанностями, ведет учет и составляет отчеты о сохранности и состоянии инвентаря и прочего имущества.
2.1.12. Производит инвентаризацию, списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
2.1.13. Своевременно обеспечивает работников предприятия канцелярскими принадлежностями, расходными материалами к хозяйственно-бытовой и оргтехнике, предметами хозяйственного обихода, спецодеждой, инструментами.
2.1.14. Контролирует своевременное закрытие всех хозяйственных помещений предприятия.
2.1.15. Исполняет распоряжения и приказы администрации предприятия.
2.1.16. Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.
2.1.17. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
2.1.18. Информирует руководство об имеющихся недостатках в работе предприятия, принимаемых мерах по их ликвидации.
III . Права
3.1. Начальник отдела хозяйственного обеспечения имеет право:
3.1.1. Давать распоряжения и указания и предпринимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.
3.1.2. Вносить предложения администрации предприятия по улучшению работы, относящейся к функциональным обязанностям Начальника отдела хозяйственного обеспечения и всего предприятия в целом.
IV . Ответственность
4.1. Начальник отдела хозяйственного обеспечения несет ответственность:
4.1.1. За невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.1.2. За недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.1.3. За невыполнение приказов, распоряжений Генерального директора.
4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
4.1.6. За не сохранность, порчу, недостачу материальных ценностей в соответствии с заключенным с Начальником отдела хозяйственного обеспечения договором о полной материальной ответственности .
V . Условия работы
5.1. Режим работы Начальника отдела хозяйственного обеспечения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
Директор по административно-хозяйственному обеспечению:
____________________/И. О.Ф./ «__»__________200__ г.
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Разделы «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях
» и «Квалификационные характеристики должностей работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях
», утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37
(редакция от 15.05.2013)
Начальник хозяйственного отдела
Должностные обязанности. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, учреждения, организации, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.). Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ. Обеспечивает подразделения предприятия, учреждения, организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. Выполняет работы по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря. Принимает меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники. Руководит работниками отдела.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания; структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития; порядок ведения табельного учета; средства связи, вычислительной и организационной техники; порядок и сроки составления отчетности; средства механизации ручного труда; порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги; основы экономики, организации труда, производства и управления; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
(профессиональный стандарт "Специалист административно-хозяйственной деятельности")
1. Общие положения
1.1. Для работы руководителем административно-хозяйственного подразделения принимается лицо, имеющее:
1) высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года);
3) опыт работы не менее трех лет в области материально-технического обеспечения.
1.2. Руководитель административно-хозяйственного подразделения должен знать:
1) законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства, пожарной безопасности, экологической безопасности, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, санитарно-технические нормы в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
2) основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации рабочего пространства, к размещению работников, к организации корпоративных и деловых мероприятий, к приему посетителей;
3) основы эргономики;
4) общие принципы зонирования помещений;
5) основные принципы и технологии бережливого производства;
6) структуру организации;
7) основы и принципы классификации зданий и сооружений;
8) принципы выбора поставщиков мебели и офисного оборудования;
9) принципы выбора поставщиков услуг по разработке дизайн-проектов и планировочных решений;
10) принципы выбора поставщиков услуг по организации переездов;
11) основы управления персоналом и его мотивации;
12) методы оценки персонала и результатов труда;
13) локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
14) структуру и принципы организации документооборота;
15) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
16) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
17) правила деловой переписки;
18) правила делового этикета;
19) рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
20) ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг;
21) порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
22) основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
23) правила проведения инвентаризации;
24) правила складского учета;
25) правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
26) порядок организации приема посетителей;
27) правила оборудования мест приема гостей и посетителей;
28) основы договорной работы;
29) порядок заключения договоров;
30) базовые основы информатики;
31) принципы организации корпоративных и деловых мероприятий;
32) правила организации корпоративных и деловых мероприятий;
33) правила приема гостей и посетителей;
34) принципы, алгоритмы и этапы проведения закупок;
35) ................
1.3. Руководитель административно-хозяйственного подразделения должен уметь:
1) планировать количество рабочих мест с учетом сферы деятельности организации, численности персонала и структуры организации;
2) планировать рабочее пространство с учетом санитарных, противопожарных и иных правил и норм, обеспечивающих безопасные и благоприятные условия работы;
3) обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
4) использовать и применять технологии бережливого производства;
5) организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
6) работать с большим объемом информации;
7) производить анализ на основе сводных учетных и отчетных документов;
8) определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
9) разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
10) составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
11) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
12) использовать средства коммуникации;
13) вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
14) оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
15) разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
16) находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
17) определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
18) организовывать процесс закупки товаров или услуг;
19) использовать методы финансовых вычислений и анализа;
20) ................
(другие требования к необходимым умениям)
1.4. Руководитель административно-хозяйственного подразделения в своей
деятельности руководствуется:
1) ................
(наименование учредительного документа)
2) Положением о................
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ................
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
функции по должности)
1.5. Руководитель административно-хозяйственного подразделения
подчиняется непосредственно................
(наименование должности руководителя)
1.6. ................
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организация рабочего пространства, создание и обеспечение оптимальных условий выполнения трудовых функций работниками организации:
2.1.1. Организация размещения работников, зонирование и обеспечение эффективного использования помещений.
2.1.2. Организация и контроль материально-технического обеспечения деятельности работников организации.
2.1.3. Организация работы службы приема посетителей.
2.1.4. Организация корпоративных и деловых мероприятий.
2.2. ................
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Руководитель административно-хозяйственного подразделения исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) определяет потребности организации в формировании рабочего пространства с учетом сферы деятельности организации, численности персонала и структуры организации;
2) организует процесс устройства рабочего пространства;
3) контролирует реализацию планировочных решений, зонирования, комплектации мебелью, офисным и бытовым оборудованием рабочего пространства;
4) разрабатывает планы реализации проведения ремонтных работ, перепланировок, переоснащения мебелью и оборудованием, внутренних перемещений и внешних переездов;
5) организует и контролирует реализацию внутренних перемещений и внешних переездов подразделений организации;
6) определяет необходимые ресурсы для реализации проектов ремонтных работ, перепланировок, переоснащения мебелью и оборудованием, внутренних перемещений и внешних переездов;
7) проводит регулярный анализ эффективности использования помещений;
8) проводит мероприятия в рамках обеспечения пожарной безопасности, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций;
9) представляет интересы организации в надзорных и контролирующих органах по вопросам гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций;
10) разрабатывает и внедряет нормы размещения и оборудования рабочего пространства;
11) осуществляет постановку целей и задач работникам подразделения в рамках организации процесса устройства рабочего пространства;
12) контролирует выполнение поставленных задач работниками подразделения в рамках организации процесса устройства рабочего пространства.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) организует процесс, определяет процедуру, сроки реализации и периодичности материально-технического обеспечения работников;
2) контролирует процессы материально-технического обеспечения;
3) проводит оценку эффективности процессов и результатов материально-технического обеспечения;
4) организует работу склада по хранению ТМЦ, используемых для создания оптимальных условий труда;
5) контролирует работу склада по хранению ТМЦ, используемых для создания оптимальных условий труда;
6) организует и контролирует работу по обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования;
7) контролирует перемещение ТМЦ, в том числе за пределы организации;
8) организует работу по озеленению территории организации и уходу за зелеными насаждениями;
9) организует питание работников путем оборудования мест приема пищи и привлечения поставщика услуг корпоративного питания;
10) выстраивает и контролирует процесс организации деловых поездок работников;
11) выполняет построение системы взаимодействия и коммуникации между сотрудниками подразделения и представителями обслуживающих сервисных организаций;
12) разрабатывает и внедряет нормы, регламентирующие материально-техническое и хозяйственное обеспечение;
13) организует проведение инвентаризаций ТМЦ, используемых для создания оптимальных условий труда;
14) выполняет постановку целей и задач работникам подразделения в рамках материально-технического обеспечения деятельности работников организации;
15) контролирует выполнение поставленных задач работниками подразделения в рамках материально-технического обеспечения деятельности работников организации.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) определяет цели и задачи работников службы приема посетителей;
2) определяет стандарты и внедряет нормы, регламентирующие принципы организации и работы службы приема посетителей;
3) контролирует работу службы приема посетителей;
4) выстраивает взаимодействие работников службы приема посетителей с подразделениями и посетителями организации;
5) контролирует состояние помещений для приема посетителей;
6) контролирует качество сервиса и уровня обслуживания посетителей организации;
7) осуществляет постановку целей и задач работникам службы приема посетителей.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) определяет условия и концепцию проведения мероприятий в соответствии с их целями;
2) организует подготовку и обеспечение корпоративных и деловых мероприятий;
3) контролирует подготовку и проведение корпоративных и деловых мероприятий;
4) проводит оценку выбранных условий, качественных и количественных характеристик для обеспечения и сопровождения мероприятий;
5) определяет качественные и количественные характеристики выбора сувенирной и подарочной продукции;
6) организует изготовление и закупку сувенирной и подарочной продукции в категории люкс для важных персон;
7) определяет стандарты, разработку и внедрение норм, регламентирующих принципы организации и проведения мероприятий.
3.1.5. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.6. ................
(другие обязанности)
3.2. ................
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Руководитель административно-хозяйственного подразделения имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. ................
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Руководитель административно-хозяйственного подразделения привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ................
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального
стандарта "Специалист административно-хозяйственной деятельности",
утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом................
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
................
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей
инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ................
Кто такой начальник хозяйственного отдела?
На любом крупном предприятии должен иметься специалист, занимающийся хозяйственным обеспечением работы. К его обязанностям относятся: ремонт здания, в котором размещается компания, текущее обслуживание, контроль исправности инфраструктуры (от электричества и водопровода до работы лифтов или воздухопроводов).
Необходимо отметить, что хозяйственное подразделение (также иногда именуемое АХО — административно-хозяйственный отдел) создается лишь там, где объем необходимой работы по поддержанию функционирования предприятия весьма велик. В небольших компаниях такой деятельностью может заниматься офис-менеджер или непосредственно руководитель предприятия. Однако в крупных компаниях должность начальника хозотдела чрезвычайно важна. По сути, на его плечах лежит обеспечение нормальной работы всей организации.
Также стоит отметить, что эта должность ни в коем случае не является новой. Завхозы (так обычно раньше именовали этих специалистов) работают в крупных организациях далеко не первое десятилетие.
Не знаете свои права?
Структура инструкции для должности начальника хозяйственного отдела
Должностная инструкция — документ необязательный. В отличие от трудового договора наличие инструкций никак не влияет на отношения между руководством предприятия и сотрудниками. Именно поэтому структура, которую должна иметь должностная инструкция, нигде в нормативных актах не фиксируется, и обязательных требований к ней нет.
Тем не менее за годы работы на практике сложился определенный подход к составлению такого рода документов. Обычно они состоят из следующих разделов:
- Общие положения. В этом разделе описывается, что собой представляет должность начальника хозяйственного отдела, какие требования предъявляются к нему, кому он подчиняется и кем руководит.
- Обязанности. Здесь описывается, что обязан делать начальник этого отдела и, соответственно, что руководство вправе требовать от человека, занимающего эту должность.
- Права, которыми наделен специалист. Основные права, разумеется, зафиксированы в трудовом законодательстве. Но для того, чтобы начальник отдела смог полноценно и качественно исполнять свои обязанности, он должен быть наделен определенным рядом прав. Те из них, которые характерны не для должности вообще, а для конкретного предприятия, имеет смысл фиксировать именно в должностной инструкции.
- Ответственность, которую несет начальник отдела. Большая часть из этих положений закреплена в нормативных актах общего действия, поэтому разумнее всего в этом разделе должностной инструкции ограничиться ссылками на конкретные виды ответственности: дисциплинарную, гражданско-правовую, административную и уголовную. Трудовое право ограничивает возможности руководства предприятия, поэтому возлагать на начальника отдела ответственность, не предусмотренную законом, его начальство не вправе.
А теперь посмотрим, что конкретно должно содержаться в важнейших разделах должностной инструкции начальника хозяйственного отдела.
Обязанности начальника хозяйственного отдела
Указывая в должностной инструкции конкретные обязанности, которые возложены на начальника хозотдела, имеет смысл воспользоваться содержанием Единого квалификационного справочника должностей (ЕКС). Хотя этот акт и носит не обязательный, а рекомендательный характер, он чрезвычайно полезен. В нем фиксируются требования, которые чаще всего предъявляются к конкретной должности. Соответственно, если у сотрудников конкретного предприятия нет опыта в составлении должностных инструкций, ЕКС как минимум даст представление о том, что должно содержаться в такого рода документах.
Согласно ЕКС на начальника хозотдела возложены следующие обязанности:
- обеспечение обслуживания и поддержания в нужном состоянии зданий и помещений, в которых размещено предприятие или учреждение (состояние, в котором должно находиться здание или отдельные помещения, определяется санитарными нормами и правилами противопожарной защиты);
- контроль за исправностью внутреннего оборудования здания или помещений; к оборудованию относятся водопровод, канализация, линии электроснабжения и т. д.;
- участие в планировании текущих и капитальных ремонтов, которые требуются для поддержания нормальной работы организации;
- составление смет на текущие расходы предприятия;
- организация проведения ремонта как здания в целом, так и оборудования организации, контроль за качеством проведенного ремонта;
- обеспечение как предприятия в целом, так и отдельных его подразделений инвентарем, оборудованием, расходниками и другими материальными ресурсами, требующимися для нормальной работы;
- наблюдение за сохранностью и правильным использованием материальных активов предприятия;
- оформление документации для договоров, требующихся для хозяйственного обеспечения организации;
- ведение необходимой отчетности по использованию оборудования, инвентаря и материалов;
- контроль за тем, чтобы средства, выделенные руководством на обеспечение работы предприятия, расходовались рационально;
- прием и обслуживание лиц, которые прибывают в командировки;
- руководство благоустройством территории;
- хозяйственное обслуживание проводимых мероприятий;
- организация табельного учета и питания работников;
- при необходимости совместно с отделом кадров составление графиков работы и распорядка трудового времени;
- проведение мероприятий по защите от пожара, поддержание в рабочем состоянии противопожарной инфраструктуры и инвентаря;
- внедрение новой техники в области связи, оргтехники и т. д.;
- руководство сотрудниками хозяйственного отдела и контроль за соблюдением ими дисциплины.
Права начальника хозотдела
Для того чтобы исполнять обязанности, сотрудник должен быть наделен правами. Обычно к их числу относятся следующие:
- Обращаться к руководителю предприятия и к руководителям подразделений с предложениями, касающимися хозяйственного обслуживания работы предприятия.
- Взаимодействовать с руководителями всех структурных частей предприятия по вопросам, касающимся хозяйственного обслуживания работы.
- Подписывать и налагать визы на документы, относящиеся к его компетенции.
- Предлагать руководству предприятия назначения, перемещения внутри организации и увольнения работников, подчиненных начальнику хозяйственного отдела.
- Предлагать руководству меры, касающиеся поощрения и наказания сотрудников отдела.
- Требовать от руководящих работников организации содействия.
- Сообщать руководству об обнаруженных недостатках в хозяйственном обслуживании и требовать их устранения.
Требования к кандидату на занятие вакансии
Начальником хозяйственного отдела может стать любой человек, которого назначат на эту должность. Однако ЕКС рекомендует, чтобы кандидат имел либо высшее образование по специальности и опыт работы минимум 2 года, либо стаж 5 лет — тогда допускается и среднее специальное образование. Конкретные требования же на каждом предприятии устанавливаются руководством самостоятельно.